Proses Sewa Dari Awal Hingga Closing

Proses Sewa Dari Awal Hingga Closing

Alur lengkap proses penyewaan barang pada platform, mulai dari pencarian item hingga penyelesaian transaksi. Panduan ditujukan untuk penyewa (renter) maupun pemilik usaha (company/owner).

Pencarian & Pemilihan Item

Penyewa memulai dengan menjelajahi katalog item yang tersedia. Pencarian dapat dipersempit berdasarkan lokasi, harga, kategori, maupun kata kunci. Setiap item menampilkan informasi lengkap termasuk daftar harga berdasarkan periode sewa (jam, hari, minggu, bulan, tahun), area jangkauan layanan, jaminan yang diperlukan, serta status ketersediaan. Item yang menarik dapat disimpan ke daftar favorit untuk akses cepat di kemudian hari.

Pengajuan Sewa

Setelah menemukan item yang sesuai, penyewa mengajukan permohonan sewa dengan menentukan jadwal mulai dan akhir sewa, memilih paket harga, serta menyertakan jaminan yang diminta. Jika item mendukung negosiasi, penyewa dapat mengajukan harga penawaran beserta alasannya. Alamat pengiriman juga dapat disertakan apabila item mendukung delivery.

Sistem akan memvalidasi ketersediaan item, mengecek konflik jadwal dengan transaksi lain, dan menghitung total biaya sewa secara otomatis. Transaksi dibuat dengan status new dan notifikasi langsung dikirim ke pemilik usaha.

Negosiasi

Negosiasi adalah tahap opsional. Ketika pemilik usaha ingin mendiskusikan detail lebih lanjut sebelum menyetujui, ia dapat membuka sesi negosiasi. Sistem otomatis membuat ruang diskusi dan mengirimkan pesan pertama dari pemilik. Kedua pihak kemudian berkomunikasi secara real-time melalui chat yang mendukung teks dan lampiran file. Setelah tercapai kesepakatan, pemilik dapat melanjutkan ke tahap persetujuan.

Persetujuan

Pemilik usaha menyetujui transaksi dengan menetapkan harga final serta jadwal sewa definitif. Jika harga dan jadwal tidak berubah dari pengajuan awal penyewa, transaksi langsung masuk ke tahap booked dan invoice otomatis diterbitkan.

Namun jika ada perubahan — misalnya pemilik menyesuaikan harga atau menggeser jadwal — status berubah menjadi waiting_accept. Penyewa kemudian diminta untuk mengkonfirmasi perubahan tersebut. Jika penyewa menerima, transaksi berlanjut ke booked. Jika menolak, transaksi kembali ke negosiasi agar kedua pihak dapat berdiskusi ulang.

Booking & Delivery

Transaksi yang sudah berstatus booked berarti jadwal sewa telah terkonfirmasi. Sistem akan mengirimkan pengingat menjelang hari-H. Ketika waktunya tiba, pemilik mengeksekusi booking dan memulai proses serah terima barang (delivery). Setelah barang diterima oleh penyewa, pemilik mengkonfirmasi penerimaan dan status otomatis berubah menjadi on_rent — masa sewa resmi berjalan.

Masa Sewa Berjalan

Selama masa sewa, kedua pihak dapat berkomunikasi melalui fitur diskusi kapan saja. Pemilik dapat menambahkan perjanjian sewa yang perlu dikonfirmasi penyewa, serta mengelola invoice tambahan jika ada biaya di luar sewa pokok. Sistem memantau jadwal dan mengirimkan notifikasi otomatis ketika masa sewa mendekati berakhir.

Penyelesaian (Closing)

Setelah barang dikembalikan dan diperiksa, pemilik menyelesaikan transaksi dengan mengubah status menjadi finish. Item otomatis kembali ke status available dan siap disewakan kepada penyewa lain.

Perpanjangan Sewa

Penyewa yang ingin memperpanjang sewa cukup mengajukan transaksi baru pada item yang sama. Sistem secara cerdas mendeteksi bahwa ada sewa aktif dan otomatis memperlakukan pengajuan sebagai perpanjangan — tanggal mulai diatur tepat setelah masa sewa sebelumnya berakhir, dan data seperti jaminan serta alamat delivery diwarisi dari transaksi sebelumnya.

Pembatalan

Pemilik dapat menolak (reject) pengajuan yang masih berstatus new atau sedang dalam negosiasi. Pembatalan (cancel) juga dapat dilakukan pada transaksi yang sudah berjalan — baik oleh pemilik maupun penyewa — dengan menyertakan alasan. Jika pembatalan terjadi saat barang sedang disewa, status item otomatis dikembalikan menjadi available.

Penagihan & Pembayaran

Invoice utama diterbitkan otomatis saat transaksi memasuki tahap booking, berisi rincian biaya sewa pokok. Pemilik dapat menambahkan item tagihan tambahan jika diperlukan (biaya pengiriman, denda, dsb). Pembayaran dicatat oleh pemilik dan sistem menghitung sisa tunggakan secara otomatis. Pengingat pembayaran dapat dikirimkan kapan saja kepada penyewa.

Table Status Transaksi